Mengenal Microsoft Excel dan tutorialnya

I. Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

II. Bekerja dengan Microsoft Excel

A. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer.caranya seperti berikut :

Enter

Pindah satu sel ke bawah

Home

Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif

Ctrl + Home

Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif

Ctrl + End

Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

PgUp

Pindah satu layer ke atas

PgDn

Pindah satu layer ke bawah

Alt + PgUp

Pindah satu layer ke kiri

Alt + PgDn

Pindah satu layer ke kanan

Ctrl + PgUp

Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya

Ctrl + PgDn

Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data

2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan

3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.

2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), －(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table

Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara.

① Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).

② Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

③ Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik “=” pada kolom baris rumus

c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

F. Membuat Range/Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7.

G. Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

H. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2.

2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)

3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)

4. Sorot/bloklah B2:B3. 

5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam

6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. 

I. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

① AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti dibawah ini. 5

2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.

3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

② AutoSum

Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).

Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

6

J. Mengatur Lebar Kolom

1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse

① Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.

② Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

① Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.

② Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom

7

K. Mengatur Tinggi Baris

① Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.

② Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

L. Mengatur Format Tampilan Huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

① Format Melalui Perintah di Baris Menu

a. Sorot sel atau range yang akan anda format

b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.

d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

② Format Melalui Toolbar

Tabel2. Jenis2 Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf

Toolbar

Jenis Perintah

Keterangan Fungsi

Text Font

Memilih bentuk huruf (font)

Font Size

Mengubah ukuran huruf (size)

Bold

Menampilkan huruf tebal (bold)

8

Italic

Menampilkan huruf miring (italic)

Underline

Memberi garis bawah (underline)

Font Color

Memilih warna huruf (font color)

M. Meratakan Tampilan Data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

① Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu

a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya

b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment

d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :

Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). •

Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah : •

General

Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan

Left (Indent)

Data ditampilkan rata kiri

Center

Data ditampilkan rata tengah

Right

Data ditampilkan rata kanan

Fill

Mengisi seluruh sel dengan mengulang data

Justify

Data ditampilkan pada sel secara penuh

Center Across Selection

Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom •

Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

e. Klik OK 9

② Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar

Toolbar

Perintah

Keterangan

Align Left

Data ditampilkan rata kiri

Center

Data ditampilkan rata tengah

Align Right

Data ditampilkan rata kanan

Merge and Center

Menyambung beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut

N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

① Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai

② Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini. 10

③ Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :

None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai •

Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range •

Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range •

④ Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan

⑤ Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan

⑥ Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan

⑦ Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.

O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :

① Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan

② Pilih dan klik di baris menu :

Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru •